안녕하세요. 단군소프트입니다.
지난 시간 COVID-19극복을 위한 원격근무 실사용 사례를 이어 2번째 시간으로 찾아왔습니다.

2. 문서 관리

우리는 원격근무를 준비하는 과정에서 우선 순위가 높은 문제부터 해결해 나가야 했습니다. 그 결과 직원들이 생각하는 원격근무의 만족도를 높힐 우선 순위는 ‘비대면 상황에서도 문서 작업과 자료 공유가 원활하게 진행되는 것’ 이었습니다.

문서 공유

-파일 관리 시스템 앱 : Teams

인트라넷의 NAS 환경을 활용하고 있는 사무실에서는 문서 저장 위치를 메신저를 통해 알려 주는 것 만으로 쉽게 문서를 공유할 수 있었습니다. 하지만 재택근무 중에는 인트라넷의 NAS환경을 활용할 수 없고 그간 매번 문서 위치를 공유하는 것이 비효율적이라고 생각하여 개선할 수 있는 방법을 고민하였습니다. Teams의 강력한 파일 관리 시스템은 이런 고민을 한번에 해결해 주었습니다.

1. 이미 부서단위로 팀메뉴를 운영하고 있었기 때문에, 원격근무를 위해 해당 팀의 파일 관리 메뉴에 문서를 저장하는 것을 의무적으로 시행했습니다.
2. 팀/프로젝트별로 팀메뉴를 생성하고 해당 메뉴에서 문서를 관리하여 서로 공간적으로 떨어져 있어도 다른 사람이 작업한 문서를 쉽게 공유 받아 찾을 수 있었습니다.
3. 팀에 공유된 문서는 재택 근무자와 사무실 근무자가 동일한 문서를 확인하고 작업할 수 있게 도와주었습니다.

문서를 팀에 공유하는 방법은 별도의 학습이 필요 없었습니다. 파일 탭에 들어가 드래그앤 드롭으로 파일을 업로드 할 수 있고, Team안에서 폴더를 생성하고 파일을 이동하여 세분화된 문서 관리가 가능합니다. 사내 정책에 따라 다르겠지만 동기화 정책을 열어둔 조직이라면 파일 탐색기에서 간편하게 Teams의 문서를 확인할 수도 있습니다.

문서 탐색

‘ Teams의 검색 기능 ‘

Teams를 사용하는데 팀메뉴에 생성된 조직이 여러가지 기능의 기준이 됩니다. 파일관리 역시 그러한데 업무를 진행하다 보면 여러 팀에 소속되게 됩니다. 이런 경우 Teams의 검색 기능을 활용할 수 있습니다.

• 내용까지 찾아주는 검색 기능으로 문서를 검색한 뒤 필터를 통해 문서가 저장된 팀이나 공유한 사람, 문서의 형식으로 더 정확한 검색을 할 수 있습니다.
• 검색을 하고 문서를 실행하게 되면 Teams안에서 문서를 확인할 수 있습니다.
• 간단한 편집 작업도 바로 할 수 있습니다. (애플리케이션 작업도 가능합니다.)

오늘 설명 드린 Teams의 문서관리 기능은 원격근무의 가장 큰 요소 이기도 합니다.
Teams의 사용자 경험이 기존에 활용하던 Windows환경과 유사하기 때문에 앞으로 활용도가 더욱 높아질 것입니다. 자연스레 Teams의 다양한 문서 관리 기능은 직원들 스스로 원격근무를 시행할 수 있게 분위기를 만들어가겠죠??

다음 시간에는 재택근무 시 협업을 원활하게 도와줄 수 있는 ‘공동 작업’과 ‘멘션 기능’에 대해 안내해드리겠습니다.

추가로 궁금한사항은 단군소프트(ms@tangunsoft.com) 로 연락주시길 바랍니다. 감사합니다.